PRIVACY POLICY

Dit beleid is van toepassing op Technofluid S.A., met maatschappelijke zetel te 4340 Awans, rue de l’Estampage 7; hierna te noemen “ELNEO”.

Om u optimaal van dienst te kunnen zijn, is het noodzakelijk dat Elneo uw gegevens en andere informatie over u verzamelt en verwerkt. Elneo hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en uw persoonsgegevens.

Wij streven naar strikte naleving van de relevante wettelijke bepalingen, namelijk Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“GDPR”). Hieronder vindt u informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom wij ze verzamelen, hoe lang wij ze bewaren, uw privacyrechten en hoe u die kunt uitoefenen. 

Om te blijven voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, kan ELNEO haar privacybeleid te allen tijde en zonder voorafgaande kennisgeving aanpassen aan nieuwe wetgeving. Deze aanpassingen zullen van kracht worden zodra zij zijn gepubliceerd.

I. GEGEVENSBEHEERDER EN GEGEVENSVERWERKING
De “verantwoordelijke voor de verwerking” is de SA Technofluid, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 4340 Awans, rue de l’Estampage 7 en waarvan het ondernemingsnummer 0438.681.213 is. Onder “verwerking van persoonsgegevens” wordt verstaan: elke verwerking van gegevens aan de hand waarvan een persoon als natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd. Dit omvat elke verwerking die op dergelijke gegevens kan worden toegepast, zoals het verzamelen, vastleggen, opslaan, raadplegen, gebruiken, bijwerken, vergelijken, aanpassen, wijzigen, wissen en vernietigen van de gegevens.

Dit beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten, prospects, leveranciers, partners, … in verband met onze producten en diensten.

Dit beleid is ook van toepassing wanneer onze klanten, prospects, leveranciers, partners, … onze kantoren, onze verkooppunten, onze website bezoeken, wanneer ze deelnemen aan een marktstudie, een enquête, een wedstrijd, een actie of een evenement, …

De verwerking van persoonsgegevens is alleen relevant als de klant, prospect, leverancier, partner, … een natuurlijke persoon is. Indien de klant, prospect, leverancier, partner, … een rechtspersoon is, geldt het beleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die ELNEO verwerkt in het kader van de relatie met de klant, prospect, leverancier, partner, … (zoals agenten, contactpersonen).

II. DOEL VAN DE GEGEVENSVERWERKING
ELNEO verzamelt en verwerkt alle verstrekte persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op een passende en zorgvuldige wijze. Deze gegevens moeten toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn, uitgaande van de specifieke doeleinden waarvoor zij worden verzameld en verwerkt.

ELNEO verwerkt deze gegevens voor verschillende doeleinden. ELNEO verwerkt alleen de gegevens die nodig zijn om het beoogde doel te bereiken, met name om
– de overeenkomst op te stellen, uit te voeren en te beëindigen
– de wettelijke of reglementaire bepalingen na te leven waaraan ELNEO is onderworpen
– haar rechtmatige belangen te verdedigen.
Indien de verwerking van persoonsgegevens niet onontbeerlijk is om een van deze redenen, zal ELNEO toestemming vragen om de gegevens te verwerken (bijv. direct marketing).

Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende specifieke doeleinden:
– Om uw aanvraag voor onze producten en diensten te verwerken
In geval van een verzoek om informatie over onze producten en diensten of in geval van inschrijving voor onze nieuwsbrief, kunnen wij u om persoonsgegevens vragen. Alle gegevens die in deze precontractuele fase worden ontvangen, worden uitsluitend gebruikt om u de gevraagde informatie te verstrekken.

Bij het sluiten van de overeenkomst vraagt ELNEO u om verschillende persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, telefoon, e-mail, …).
– Om u de beste service te bieden, gebruikt ELNEO persoonsgegevens voor de aankoop, de verkoop, de levering, het onderhoud, … van zijn producten en diensten, alsook voor het administratief beheer.
– om onze producten en diensten te verbeteren

ELNEO kan uw verkoop-, gebruiks- en servicegegevens verwerken om zijn aanbod te evalueren en te verbeteren.
– om u te informeren over onze producten en diensten

De gegevens worden gebruikt om u schriftelijk, telefonisch of langs elektronische weg een gepersonaliseerde dienst aan te bieden van producten, diensten, speciale acties, die voor u interessant kunnen zijn. ELNEO maakt alleen gebruik van direct marketing als u daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven. In dat geval staat het u vrij uw toestemming te allen tijde in te trekken.
– om onze diensten te controleren

Wij kunnen uw gegevens en profiel gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Hiervoor gebruiken wij feedback van klanten (bijv. via marktonderzoek, tevredenheidsenquêtes, …), gegevens die wij verkrijgen tijdens interviews of evaluaties, vragen van klanten, klachten, … – om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

In veel gevallen is ELNEO wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of aan overheidsinstanties mee te delen (bv. algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, …)
– om de veiligheid van iedereen te garanderen
In en rond onze gebouwen kunt u gefilmd worden door onze bewakingscamera’s. De beelden worden alleen opgenomen om de veiligheid van goederen en personen te waarborgen en misbruik, fraude en andere strafbare feiten te voorkomen.
– voor elk ander doel waarmee u specifiek hebt ingestemd en in elk ander geval waarin wordt voorzien door de geldende wettelijke bepalingen.

III. CATEGORIEËN VAN VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS
Persoonsgegevens zijn gegevens die door de klant, prospect, leverancier, partner, … zowel mondeling (telefonisch, naar aanleiding van een bezoek aan onze kantoren of onze verkooppunten, een interview …) alsook schriftelijk (per post, (online) bestelbon, e-mail, sms, verzoek om informatie, inschrijving voor een beurs, een enquête,…).

Om de bovengenoemde doelstellingen te verwezenlijken, maakt ELNEO onderscheid tussen verschillende soorten persoonsgegevens die
kunnen worden gecombineerd:
– administratieve gegevens: gegevens met betrekking tot de identiteit (naam, voorna(a)m(en), …) persoonsgegevens (geslacht, taal, telefoonnummer, e-mailadres, enz.), solvabiliteitsgegevens (facturatie- en betalingsgegevens)
– technische gegevens : gegevens betreffende producten, installatie, service, … (model, type, serienummer, … )
– gebruiksgegevens: gegevens verkregen tijdens het gebruik van producten, installatie, diensten (bijv. M2M, … )
– alle andere persoonsgegevens die volgens de wet moeten worden verwerkt

Via verschillende kanalen (bv. promoties, acties, onze website, … ) kan ELNEO persoonsgegevens verzamelen over personen die (nog) geen klant zijn bij ELNEO, om hen zo relevant mogelijke producten en diensten aan te bieden. ELNEO verzamelt en verwerkt geen gevoelige gegevens, zoals gegevens over ras of etnische afkomst, politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, gezondheid of seksuele voorkeur.

IV. VEILIGHEID
ELNEO past een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe om de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van gegevens te waarborgen. ELNEO heeft beveiligingstechnieken geïmplementeerd om opgeslagen gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, oneigenlijk gebruik, wijziging, onwettige of onopzettelijke vernietiging en onopzettelijk verlies. Alleen de betrokken personeelsleden van ELNEO hebben toegang tot de persoonsgegevens en alleen voor zover zij die nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze werknemers zijn gehouden de persoonlijke levenssfeer te eerbiedigen en de persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben, vertrouwelijk te behandelen. Hun gebruik is strikt beperkt tot de uitvoering van de hun toevertrouwde taken.

ELNEO kan worden verplicht bepaalde gegevens aan derden te verstrekken om haar wettelijke rechten te beschermen of indien een wettelijke verplichting het noodzakelijk maakt deze gegevens aan de autoriteiten mee te delen of ingevolge een rechterlijke beslissing.

V. BEWAARTERMIJN
ELNEO bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor wij ze verzamelen. Om zijn wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen, moet ELNEO de facturatiegegevens evenwel bewaren gedurende
al 7 jaar. ELNEO bewaart, op grond van een wettelijke verplichting, bepaalde gegevens (contract, facturen, briefwisseling) als bewijs in geval van geschillen, tot 10 jaar na de beëindiging van het contract. Aan het einde van de toepasselijke bewaringstermijnen worden de persoonsgegevens gewist of anoniem gemaakt.

VI. RECHTEN MET BETREKKING TOT DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
U heeft, op elk moment, het recht om:
– uw door ELNEO verwerkte persoonsgegevens raadplegen U hebt het recht te weten met welke doeleinden ze worden verwerkt, wie de ontvangers zijn, de opslagperiode of de criteria om die periode te bepalen, de eventuele verzending van de gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, en het bestaan van een geautomatiseerd besluitvormingsproces.

ELNEO zal deze informatie in een begrijpelijke vorm verstrekken.
– om uw onvolledige, onjuiste, ontoereikende of verouderde persoonsgegevens te laten corrigeren
– in bepaalde omstandigheden, uw persoonsgegevens onmiddellijk te laten wissen, wanneer :
– de gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of verwerkt
– u uw toestemming voor de verwerking intrekt en er geen andere rechtsgrondslag is waarop ELNEO zich voor (verdere) verwerking kan beroepen
– u bezwaar maakt tegen de verwerking van persoonsgegevens en er geen gerechtvaardigde grondslag is voor ELNEO om de verwerking voort te zetten
– uw persoonsgegevens op onwettige wijze worden verwerkt
– het is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen
– uw persoonsgegevens werden verzameld toen u nog minderjarig was.

De gegevens hoeven echter niet te worden gewist indien de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting van ELNEO of om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
– om de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens te beperken, wanneer :
– de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist
– de behandeling is illegaal
– ELNEO de persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor het oorspronkelijke doel van de verwerking, maar u deze wel nodig heeft voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen
– zolang er geen besluit is genomen over de uitoefening van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.
– verzoek om gegevensoverdraagbaarheid
U hebt het recht ELNEO te verzoeken om uw persoonsgegevens op te vragen. Dit is alleen mogelijk voor gegevens die u zelf aan ELNEO hebt verstrekt op basis van een machtiging of een contract. U kunt ELNEO verzoeken de betrokken gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt, leesbaar en bruikbaar formaat te herstellen door een persoon of computersoftware, of ze rechtstreeks aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke over te dragen.
– op grond van uw bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking in het gerechtvaardigde belang van ELNEO of in het algemeen belang is. ELNEO zal de verwerking van de betrokken gegevens opschorten, tenzij ELNEO kan aantonen dat er dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan de uwe, of indien de verwerking van de gegevens verband houdt met de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op prospectie en direct marketing, hebt u het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden.

U kunt uw privacyrechten kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of overdreven is. In dat geval heeft ELNEO het recht en de keuze om u ofwel een redelijke vergoeding op basis van de gemaakte administratieve kosten aan te rekenen, ofwel uw verzoek te weigeren. ELNEO zal zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek reageren. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken. In geval van verlenging van de termijn zal ELNEO u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte brengen. Indien ELNEO uw verzoek niet inwilligt, zal ELNEO u in kennis stellen van de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en beroep in te stellen bij een rechter.

VII. CONTACT
Indien u met ELNEO contact wenst op te nemen in verband met dit privacybeleid, kunt u dit doen via e-mail op het volgende adres: gdpr@elneo.com